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Avertissement

BUREAU DE BRUXELLES

Sauf stipulation contraire dans la lettre d’engagement, les présentes conditions déterminent les termes et les modalités des services offerts par le bureau de Bruxelles de HOYNG ROKH MONEGIER srl, société à responsabilité limitée («HOYNG ROKH MONEGIER» ou «la Firme»).

1. Étendue de la représentation
HOYNG ROKH MONEGIER s’engage à représenter le client dans le cadre des dossiers repris dans la lettre d’engagement. Si le client demande à HOYNG ROKH MONEGIER de traiter des dossiers additionnels, cette représentation sera également régie par ladite lettre d’engagement et par les présentes conditions générales, sauf si les parties en conviennent autrement par écrit.

Tous les dossiers confiés par un client seront considérés par HOYNG ROKH MONEGIER comme lui ayant été confiés en tant que bureau, même s’il est convenu expressément ou implicitement que le dossier est traité par une personne en particulier. HOYNG ROKH MONEGIER pourra faire appel à ses avocats ainsi qu’à ses employés afin qu’ils effectuent certaines prestations dans le cadre des dossiers traités en vertu de la lettre d’engagement. HOYNG ROKH MONEGIER demeure responsable de tous les services rendus par ses avocats et employés. Si, en accord avec le client, des tiers sont appelés à rendre des services, HOYNG ROKH MONEGIER ne sera pas tenu responsable des manquements dus à ces tiers.

2. Honoraires
Sauf accord contraire, les honoraires de HOYNG ROKH MONEGIER pour les services rendus sont basés sur les taux de facturation horaire pour les avocats, les assistants, et autres professionnels non juristes ainsi que pour le personnel affecté au dossier. Les taux horaires de HOYNG ROKH MONEGIER peuvent être ajustés de temps à autre.

3. Frais et dépens
En plus des frais précités, HOYNG ROKH MONEGIER comptera une indemnité forfaitaire de 6 % des honoraires facturés afin de couvrir les frais généraux de bureau, tels que les frais de téléphone, frais de photocopie, télécopie, et les coûts engagés dans les recherches informatisées. Les frais pour la réalisation de photocopies au-delà d’une moyenne courante ainsi que le coût des heures supplémentaires des secrétaires ne sont pas inclus dans le forfait de 6 %.

Tous coûts et dépens encourus par HOYNG ROKH MONEGIER pour le client seront facturés mensuellement. Ces coûts comprennent (sans y être pour autant limités) notamment les frais relatifs à l’envoi de courriers, aux frais de traduction, les frais de voyage et de logement, les frais de justice et d’huissier, et tous autres frais à rembourser ayant initialement été payés par HOYNG ROKH MONEGIER.

4. Facturation
Sauf convention contraire, les états pour les services rendus, en ce compris les honoraires, frais et dépens, majorés avec la TVA (sauf si pas d’application) seront facturés sur une base mensuelle. Chaque état est payable dans les trente jours de la date de facturation. HOYNG ROKH MONEGIER se réserve le droit de différer ou de suspendre la prestation de services supplémentaires ou d’interrompre la représentation du client, si les montants facturés ne sont pas payés à échéance. Toutes questions relatives aux états de frais et honoraires doivent être soumises sans délai au département comptable du bureau ou à la personne en charge du dossier.

5. Limitation de responsabilité
Si, dans le cadre de la gestion du dossier d’un client, un événement survient donnant lieu à la responsabilité de HOYNG ROKH MONEGIER, cette responsabilité sera limitée aux montants couverts par l’assurance responsabilité professionnelle souscrite par HOYNG ROKH MONEGIER, en ce compris la franchise à charge de HOYNG ROKH MONEGIER dans le cadre de cette assurance. Si, pour une raison quelconque, l’assureur n’effectue pas l’indemnisation en vertu de ladite police d’assurance, toute responsabilité encourue par HOYNG ROKH MONEGIER sera limitée à un montant maximum de 500 000 €.

6. Divers
La relation entre HOYNG ROKH MONEGIER et ses clients sera régie par la loi belge.

Conformément à la législation applicable, HOYNG ROKH MONEGIER est tenue de vérifier l’identité de ses clients et de signaler toutes transactions inhabituelles aux autorités dans certaines circonstances. Lorsqu’ils confient un dossier à HOYNG ROKH MONEGIER, les clients confirment qu’ils sont conscients de cette obligation lui incombant et lui donnent permission à cet effet, dans la mesure où cela est nécessaire.

Sauf obligation prescrite par la loi applicable, tout différend relatif à la représentation d’un client par HOYNG ROKH MONEGIER dans le cadre d’un dossier spécifié dans la lettre d’engagement sera réglé par une procédure d’arbitrage contraignante, conformément aux règles d’arbitrage du Cepani, par un arbitre nommé conformément auxdites règles. Cet arbitrage aura lieu à Bruxelles. L’arbitre aura le pouvoir discrétionnaire d’ordonner que les frais d’arbitrage, en ce compris ses honoraires, les autres coûts et les frais d’avocats raisonnables, seront supportés par la partie perdante. Les parties conviennent que tous les renseignements concernant les faits, la substance ou le résultat d’un tel arbitrage resteront confidentiels et ne seront pas divulgués, sauf dans la mesure nécessaire pour faire exécuter la sentence arbitrale ou dans les autres cas prévus par la loi. Dans les cas où la loi applicable prévoit que certains différends relatifs à un dossier spécifié dans la Lettre d’Engagement doivent obligatoirement être réglés par les tribunaux, seuls les tribunaux de Belgique seront compétents.

HOYNG ROKH MONEGIER, ainsi que tous ceux impliqués dans la gestion du dossier d’un client, peut invoquer les dispositions énoncées dans les présentes conditions générales. Cette possibilité est également ouverte aux anciens membres et associés, en ce compris leurs héritiers, dans le cas où leur responsabilité est mise en cause après qu’ils ont mis fin à leur pratique chez HOYNG ROKH MONEGIER.

Les présentes conditions générales sont disponibles en néerlandais, français et anglais. Dans le cas où il existerait des divergences quant au contenu et à la portée de ces conditions, la version anglaise des conditions générales du bureau de Bruxelles fera foi.

HOYNG ROKH MONEGIER Europe LLP (HRM Europe) is a Limited Liability Partnership under the laws of England and Wales. The HOYNG ROKH MONEGIER group of companies further consists of:

  • HOYNG ROKH MONEGIER Coop U.A.
  • HOYNG ROKH MONEGIER B.V.
  • HOYNG ROKH MONEGIER SRL.
  • HOYNG ROKH MONEGIER ESPAÑA S.L.U.
  • HOYNG ROKH MONEGIER SAS.
  • Hoyng Reimann Osterrieth Köhler Haft Monégier du Sorbier Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB

(Collectively called the HRM members, each individually a HRM Member.)

HRM Europe does not provide client services. Such services are exclusively provided by the HRM members in their respective jurisdictions. The HRM members do not have any authority to act on behalf of any other HRM member and are liable only for their own acts or omissions.

Each HRM member is a personal data controller in relation to its clients, potential clients, business contacts and any other persons that contact HRM members or whose personal data HRM member(s) receive(s). HRM members share personal data where and when necessary, in which case the sharing HRM members act as joint controllers.

This Privacy Statement describes the types and categories of personal data that are collected and processed by the HRM members, the purposes of and legal bases for such data collection and processing, the duration of data processing, the measures taken to protect data, and the rights of data subjects.

Scope of this Privacy Statement

This Privacy Statement applies to all persons whose personal data are processed by HRM members, including:

  • clients
  • potential clients
  • contacts
  • visitors to HRM’s website
  • recipients of information sent by HRM members
  • any other persons that contact HRM members or whose personal data HRM members process, including applicants for a position with (one of) the HRM members.

Processed data
HRM members process personal data provided to them in the course of their business, be it directly by the data subject, such as during a visit to our website, or indirectly, e.g. through other sources such as social media.

In addition to personal data obtained through our website, informational emails and related technologies, HRM members also process contact details and other personal data provided by data subjects:

  • when necessary for the handling of a file by a lawyer or other service provider in that context;
  • to respond to a request from or concerning the data subject;
  • through the completion of contact forms or other electronic forms;
  • during meetings, events, seminars etc. including business cards.

Use of similar technologies
HRM members collect and process personal data:

  • available on or provided by the data subject through publicly available social media platforms such as Facebook, LinkedIn or Twitter;
  • available on publicly accessible professional websites, such as trade registers and other public sources.

Our website may contain hyperlinks to the websites of other parties and social media buttons. HRM members are not responsible for the content, privacy policy and/or use of cookies of or by such websites or the services offered by social media platforms.

Purposes for which personal data are processed

HRM members process personal data for the following purposes:

  • to perform an agreement with the data subject for the provision of services by their lawyers and/or others involved in the file and invoicing;
  • to fulfil legal obligations;
  • to enter into and maintain contact with contacts, clients and potential clients, applicants; contact details are stored in a database and can be used to send information, updates, invitations to events and seminars and requested information;
  • to determine user statistics for HRM’s website and get an idea of the number of visitors and sections visited and propose improvements to the website. These data do not allow to identify data subjects.
  • to control access and ensure security; please note that the owners of the buildings where HRM members’ offices are located may impose additional security measures, such as video surveillance and visitor registration, and thus act as data controllers for such purposes.

Legal grounds for processing

Personal data are processed based on one of the following legal grounds laid down in the General Data Protection Regulation or GDPR (Regulation (EU) No 2016/679), depending on the categories of personal data concerned and the purposes for which they are used:

  • to perform or conclude an agreement for the provision of legal or prosecution services, to the extent necessary;
  • to comply with a legal obligation under the national laws applicable to HRM members;
  • to promote HRM members’ legitimate interests, for instance to send information and invitations to seminars and events, request the evaluation of our skills and services for legal directories, etc.;
  • on rare occasions and when needed, on the basis of consent for a specific use of personal data, in which case consent may be withdrawn at any time.

 Processors

IT service providers that process personal data on HRM members’ behalf do so solely further to our instructions. Agreements with such processors that meet the requirements laid down by the GDPR have been concluded.

Sharing of personal data with third parties

When useful or required, HRM members may share personal data with third parties in order to handle a file, conclude an agreement, fulfil a legal obligation, comply with a court order, organise a seminar or in the event of a merger or reorganisation, etc.

Please note that personal data are never shared with third parties for purely commercial purposes.

Transfers of data outside the European Economic Area (EEA)

HRM members may need to transfer personal data to parties located outside the European Economic Area (EEA) for the abovementioned reasons, in keeping with the GDPR requirements on an adequate level of protection.

Period for which personal data are kept

HRM members retain personal data only for as long as useful and/or required according to the applicable regulatory and statutory obligations and/or professional standards and/or to fulfil the purpose for which the data are processed.

Confidentiality and security

HRM members and any entity that processes personal data on their behalf are committed to ensuring the confidentiality and security of data. To this end, all appropriate technical, organisational and information security policies and measures have been implemented.
Personal data are effectively protected against unauthorized access, modification, improper use, loss and destruction.

Website Analytics

HRM Europe use Matomo Analytics (https://matomo.org/), an open-source project of InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, New Zealand, to analyze traffic on our website and optimize our content for best user experience. You can learn more about Matomo’s data protection and privacy policies at https://matomo.org/privacy-policy/.

All analytics data is stored in HRM Europe’s own database on premise and not transferred to third parties. Matomo is used without cookies and users across websites are not tracked.

Visitors’ IP addresses are anonymized by masking the last two bytes of the respective IP address (e.g. 192.168.xxx.xxx) before being processed for analytics; full IP addresses for analytics are not processed.

Geolocations are tracked, but due to the anonymization of IP addresses, these may not be accurate but only approximations.

Are tracked:

  • Date and time of the request
  • Title of the page being viewed (Page Title)
  • URL of the page being viewed (Page URL)
  • Duration of visit on page (Time on page)
  • URL of the page that was viewed prior to the current page (Referrer URL)
  • Screen resolution being used
  • Time in local user’s timezone
  • Files that were clicked and downloaded
  • Links to an outside domain that were clicked
  • Pages generation time (the time it takes for webpages to be generated by the webserver and then downloaded by the user: Page speed)
  • Location of the user: country, region, city, approximate latitude and longitude (Geolocation; see the limitations described above)
  • Main Language of the browser being used (Accept-Language header)
  • User Agent of the browser being used (User-Agent header)

The legal basis for the processing described above is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. The aforementioned data are processed for the purpose of improving content and adapting it to visitors’ interests and needs. The statistical analysis of visits and visitors’ behavior on the website enables better matching of visitors’ interests and preferences, thereby creating a better user experience and more attractive website. This purpose also forms the legitimate interest of HRM Europe in this type of data processing in terms of Art. 6 para. 1 lit. f GDPR.

All data processed for the aforementioned analytics is deleted after 90 days.

According to Art. 21 GDPR, you have the right to object against the aforementioned processing of your personal data (tracking by Matomo Analytics). You can exercise this right and prevent the aforementioned type of tracking by using the opt-out function below or by activating the ‘do not track’ feature of your browser.

Online Applications

Job vacancies are announced on the HRM website. In addition, unsolicited applications can be made. Job applications can be sent by post or by e-mail.

The HRM member to whom you have applied receives your personal data included in your application materials. If a job application is submitted, the HRM member processes your application data (salutation, name, email, address, job position) and all further files (e.g. CV, letter of recommendation, diploma, cover letter), which you have sent to us, solely for the purpose of the application process. The HRM member contacts you to inform you about the progress of your application and of possible next steps in the application process.

The legal basis for the processing described above is Art. 6 para. 1 lit. b GDPR (steps prior to entering into a contract).

The HRM member deletes your personal data 4 weeks (HRM Germany: 6 months) after our decision on your application was communicated you unless you have granted your consent to retain your data for a longer period. If a collaboration agreement is entered into, the provided data will become part of your personal file.

The legal basis for storing your personal data for 4 weeks (HRM Germany: 6 months) is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR (legitimate interests pursued by the HRM member). The HRM member stores your personal data for the aforementioned time to be able to justify non-hiring decisions in potential labor law disputes. The time frames for storing this personal information is based on national deadlines for filing respective labor law complaints.

To the extent the aforementioned processing of personal data is based on Art. 6 para. 1 lit f GDPR, you have the right to object against the aforementioned processing of your personal data (Art. 21 GDPR).You can direct your objection to gdpr@hoyngrokh.com, to the HRM member you have sent your application to (see contacts) and for the German HRM member “Hoyng Reimann Osterrieth Köhler Haft Monégier du Sorbier Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB (Düsseldorf, Mannheim and Munich)” also to the German Data Privacy Officer: Data Privacy Officer, Steinstraße 20, D-40215 Düsseldorf; Germany, email: Datenschutz@hoyngrokh.com, phone: + 49 211 550 220.

Questions or complaints

Data subjects can exercise the rights provided for by the GDPR and this Privacy Statement (including the right to access, request the correction of and erasure of personal data, object to/limit a particular use of personal data and transfer data to another party). Any questions or complaints must be addressed to gdpr@hoyngrokh.com.

If you have any questions or want to complain about our use of Personal Information made by or exercise any rights with respect to:

  • the Dutch, Belgian, French or Spanish HRM member, please address your question or complaint to gdpr@hoyngrokh.com.
  • the German HRM member “Hoyng Reimann Osterrieth Köhler Haft Monégier du Sorbier Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB” (Düsseldorf, Mannheim and Munich), please contact the German Data Privacy Officer: Data Privacy Officer, Steinstraße 20, D-40215 Düsseldorf; Germany, email: Datenschutz@hoyngrokh.com, phone: + 49 211 550 220.

You can of course also obtain further guidance and information on the GDPR from, or file a complaint to, any of the local data protection authorities:

in the Netherlands: Autoriteit Persoonsgegevens, P.O. Box 93374, 2509 AJ  The Hague; https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

in Belgium: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussels; https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

in Germany: Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Graurheindorfer Str. 153, D-53117 Bonn; https://www.bfdi.bund.de/

in France: CNIL – Service des Plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07; https://www.cnil.fr/

in Spain: Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6. 28001 – Madrid; https://www.aepd.es/

Changes

Should any changes occur to the personal data requested, the manner in which the HRM members process and use personal data or the applicable rules, this Privacy Statement will be amended accordingly. Please check the latest version and HRM’s website regularly to stay informed.

 

25 May 2018 – Update 01 January 2022

HOYNG ROKH MONEGIER SRL (Bruxelles)

Avenue des Nerviens 85
Nerviërslaan, 1st Floor
1040 Brussels
Belgium
T +32 2 740 00 00
F +32 2 740 00 01
E brussels@hoyngrokh.com

TVA –BCE- KBO n° BE 0757.835.165– RPM/RPR Bruxelles
Banque: KBC Bank NV IBAN: BE79 7360 7750 9633
Code swift/BIC: KREDBEBB

Les avocats d’ HOYNG ROKH MONEGIER SRL sont respectivement membres de :
– L’Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles, place Poelaert à 1000 Bruxelles ordre@barreaudebruxelles.be ; http://www.barreaudebruxelles.info/index.php/fr/ T+32 2 508 66 59
– Nederlandstalige Orde van Advocaten bij de Balie van Brussel, Poelaertplein, 1000 Brussel, orde@baliebrussel.be ; http://www.baliebrussel.be/nl) T + 32 2 508 67 62

Sur les site Internet des Ordres des avocats, vous trouverez toute l’information sur la législation et les règles déontologiques auxquelles les avocats sont tenus.

Tous nos agents en marques et modèles sont des représentants agréés auprès de l’EUIPO (Avenida de Europa, 4, E-03008 Alicante, Espagne, T +34 965 139 100, https://euipo.europa.eu/ohimportal/en).

Toute mission confiée à un membre du cabinet bruxellois d’HOYNG ROKH MONEGIER sera uniquement acceptée et réalisée par HOYNG ROKH MONEGIER SRL (et par conséquent, ni acceptée ni réalisée par HOYNG ROKH MONEGIER ou l’un de ses autres membres). Les conditions générales du bureau de Bruxelles de HOYNG ROKH MONEGIER SRL exposent les termes et conditions sous lesquels HOYNG ROKH MONEGIER SRL accepte et exécute toutes les missions effectuées par le bureau de Bruxelles d’HOYNG ROKH MONEGIER. Consultez nos conditions générales ici.

Les avocats de HOYNG ROKH MONEGIER SRL sont assurés conformément aux règles de leurs organisations professionnelles respectives, sous les polices d’indemnisation professionnelle. L’information concernant notre police d’assurance est disponible à votre première demande.

HOYNG ROKH MONEGIER SAS

33 rue Vivienne
15002 Paris
France
T +33 1 40 69 0169
F +33 1 40 96 0179
E paris@hoyngrokh.com
N° de TVA.: FR 20 529 291 205

Le présent site internet a été soumis à l’Ordre des Avocats du Barreau de Paris, France.

Le site Internet est accessible à partir de l’adresse URL www.hoyngrokhmonegier.com est édité par HOYNG ROKH MONEGIER Europe LLP, avenue des Nerviens 9-31, 4ième étage, B-1040 Bruxelles, Belgique.

HOYNG ROKH MONEGIER SAS est constituée sous la forme d’une Association d’avocats à responsabilité professionnelle individuelle.

Le directeur de la publication du site Internet est Madame Sabine Agé, managing partner de HOYNG ROKH MONEGIER SAS.

Le site Internet a été conçu par Unlimited, Unlimited House, Great Pulteney Street, London W1F 9NB, England

L’hébergeur du site Internet est: SAS OVH, 2 rue Kellerman, 59100 Roubaix France, Code APE 6202A – N° TVA : FR 22 424 761 419

Le présent site Internet est réservé à l’usage privé de chaque utilisateur. Les données, informations et documents qu’il fournit n’ont qu’une vocation d’information générale sur HOYNG ROKH MONEGIER SAS et ne peuvent en aucun cas être considérés comme constituant un acte de conseil juridique, un démarchage, une sollicitation et/ou une offre de services.